”Parasta laatua yhdessä” - Sisäisen auditoinnin palauteseminaarissa kehuttiin oamkilaisten hyvää yhteishenkeä

Sisäinen auditoinnin palauteseminaari pidettiin 20.4. Seminaarissa esiteltiin auditoinnin tuloksia ja keskusteltiin, mitä Oamkissa aiotaan tulosten perusteella tehdä. Johtoryhmään viedään toukokuussa esitys konkreettisista toimenpiteistä, joista tärkeimmät on tässä jaoteltu Oamkin arvojen alle:

Arvomme: Yhteisöllisyys
–       Täsmennetään linjauksia viestintäkäytänteistä ja -kanavista
–       Yhtenäistetään toimintatapoja rajapinnoissa mm. prosessikuvausten kautta

Arvomme: Työelämäkumppanuus
–       Uudistetaan sidosryhmäsuunnitelma ja -palautejärjestelmä

Arvomme: Kehittymishalukkuus
–       Muodostetaan foorumeja osaamisen ja hyvien käytänteiden jakamiseksi
–       Kehitetään opiskelijoiden ja opettajien työelämätaitoja

Arvomme: Tuloksellisuus
–       Selkiytetään viestintää johtamisjärjestelmän osa-alueista: roolit ja vastuut kirjataan näkyviin
–       Kehitetään päätöksentekoa ja määritellään päätösaikataulu.

 Johtoryhmän jäsenet, koulutus- ja tki-johtajat Riitta Tötterström ja Tuomo Pesola kommentoivat toimenpide-ehdotuksia seminaarissa. Tuomo korosti yhteisten toimintatapojen ja rutiinien tärkeyttä: ”Selkeys on arvo.” Tuomo oli tyytyväinen siitä, että toimenpide-ehdotuksissa oli esillä aktiivinen viestintä henkilöstölle ja heidän osallistamisensa. Hän toivoi, että kaikkien oamkilaisten näkemys pääsisi jollain tapaa esille. Hän myös hoksautti, että hyvien käytänteiden olisi liityttävä jotenkin Oamkissa muutenkin kehitettäviin ajankohtaisiin asioihin. Riitta pohti puolestaan sitä, miten henkilöstö voisi olla enemmän kontaktissa työelämän kanssa – ehkä opettajien uusi resursointiohje suo siihen jatkossa mahdollisuuksia. Hyvien käytänteiden jakamista varten on Riitan mukaan tarpeen olla eritasoisia foorumeita, esimerkiksi tutkinto-ohjelmien, koulutusosastojen ja kampusten tasolla. Hyvänä asiana molemmat pitivät sitä, että toimenpide-ehdotukset on sidottu Oamkin arvoihin - niiden pitää näkyä ammattikorkeakoulun toiminnassa.

Tilaisuudessa julkistettiin myös uusi motto laatutyölle. Parasta laatua yhdessä” nousi Heimon ja Oivan äänestyksessä voittajaksi, ja sitä käytetään tästä lähtien koko laatujärjestelmän otsikkona.  Myös mustana hevosena äänestykseen mukaan noussut mottoehdotus ”Laatu syntyy osaamisesta” koettiin erinomaiseksi kiteytykseksi, ja sekin otetaan jollain tavalla käyttöön.  

Ulkoisten sidosryhmien edustaja, Oulun yliopiston ylioppilaskunnan koulutuspoliittinen asiantuntija Henna Määttä kertoi omista kokemuksistaan auditoijana. Hänestä auditointi oli ”tosi positiivinen kokemus”. Hän koki, että auditointiryhmässä hänen mielipidettään arvostettiin, eikä olo tuntunut missään vaiheessa ulkopuoliselta. Haastateltavien heittäytyminen ja valmius keskustella vaikeistakin asioista yllätti. Raportin viimeistelylle olisi hänen mukaansa voinut varata lisää aikaa. Oli mukava kuulla, että Hennan mielestä oamkilaisuus näkyy ja kuuluu - tästä kulttuurista Oamkin kannattaa pitää kiinni!

Hyvien käytänteiden osuudessa lehtori Eero Nousiainen kertoi työelämäyhteistyön mallista tietotekniikan tutkinto-ohjelmassa. Kaksi ensimmäistä lukuvuotta on suunniteltu joka toisella jaksolla toteutuvien yhteistoteutusprojektien ympärille. Rakenne valmistaa myöhempien opintovuosien tuotekehitysprojekteihin ja harjoitteluihin. Yritykset käyvät tällöin esittäytymässä opiskelijoille ja kertomassa tarjoamistaan mahdollisuuksista. Tällä hetkellä tilanne on se, että paikkoja olisi enemmän kuin opiskelijoita!

Yliopettaja Kaisa Koivisto ja opiskelija Niina Patronen esittelivät ylemmissä tutkinnoissa käytössä olevaa kehittäjäopiskelija-menetelmää. Jo kolme vuotta käytössä ollut menetelmä mahdollistaa opiskelijoiden osallistumisen master-koulutuksen suunnitteluun ja kehittämiseen käyttäjälähtöisesti. Kehittäjäopiskelijat keräävät opiskelijoilta palautetta koulutuksen kontaktipisteistä ja opintopoluista, ja käsittelevät tuloksia yhdessä opettajien kanssa. Kehittäjäopiskelijana on Niinan mukaan ollut tosi mukava toimia, on päässyt mukaan sisäiseen auditointiin ja vaikuttamaan seuraavan vuoden opintoihin.

Palauteseminaarin aluksi sisäisen auditoinnin toteuttaneet auditointiryhmät esittäytyivät. Puheenjohtajat kiittelivät kilvan omia ryhmiään! Kiitoksiin on helppo yhtyä; meillä laatukoordinaattoreilla on ollut ilo olla mukana useamman auditointiryhmän toiminnassa vuosien aikana. Auditointiin osallistuminen koetaan yleensä positiiviseksi: ryhmän jäsenet kokevat saavansa sen kautta uutta osaamista, näkemystä ja motivaatiota omaan työhönsä. Oamkin seuraava sisäinen auditointi kohdistuu tutkinto-ohjelmiin, ja se toteutetaan alkuvuodesta 2017. Kiinnostaako sinua toimia auditoijana? Ota yhteyttä!

Marianne Isola & Sari Ahvenlampi
Laatukoordinaattorit

Sidosryhmäedustajana Oamkia auditoimassa - "Ei muuta kuin hatusta kiinni ja eteenpäin!"

”Ulkopuolinen katsoo asioita eri vinkkelistä”. Se varmaan oli yksi peruste, miksi sain kutsun tulla mukaan Oamkin sisäiseen auditointiin. Virallisemmin sanottuna edustin Oamkin sidosryhmiä, omassa tapauksessani Oulun seudun koulutuskuntayhtymää Osekkia. Oamkilla ja Osekkilla on yhteistyötä ja yhteistä historiaa pitkältä ajanjaksolta. Ja Osekkin ylläpitämästä Oulun seudun ammattiopiston opiskelijoista moni jatkaa opintojaan juuri Oamkissa.

Auditointi on siitä mainio menetelmä, että jos hallitsee sen tekniikan ja on käytettävissä asiankuuluvat materiaalit, niin pystyy kyllä auditoimaan kohteen kuin kohteen. Itselleni oli jo aiempaa kokemusta, joten sen pohjalta oli hyvä lähteä liikkeelle. Joku voisi kysyä, miksi lähteä toista organisaatiota auditoimaan, onhan sitä työmaata jo omassa talossa. Keskeinen syy pestin vastaanottamiseen oli oppiminen. Oppisin lisää auditoinnista, joka hyödyttäisi omaa työtäni ja organisaatiostani. Oppisin myös Oamkin toiminnasta ja laadunhallinnasta. Ja kyllähän meidän toimijoiden ja organisaatioiden tulee tehdä yhteistyötä myös tällä tavalla – ”vuoroin vieraissa”.

Pääsin ryhmään, joka sai auditointikohteekseen Oamkin uudet palveluyksiköt. Hyvä kohde – päästiin selvittämään, mikä on niiden laadunhallinnan tilanne tässä uudessa tilanteessa. Saimme hyvät eväät työskentelyyn ja laatuleipuri-Sari kaitsi meitä eteenpäin. Meillä oli käytettävissä kirjallista materiaalia palveluyksiköistä ja muualtakin, niiden avulla pystyimme määrittämään auditointikysymyksemme. Kaikkea ei pidä kysyä, varsinkaan itsestään selvyyksiä.

Meillä oli mainio ryhmä, jossa oli sopivasti erilaisia ihmisiä, ja onneksi mukana oli myös opiskelijoiden edustaja. Kysymykset sun muut valmistelut saatiin kyllä tehtyä – ja ajoissa. Sitten koitti se suuri päivä: palveluyksiköistä valittujen henkilöiden haastattelu. Uskallan sanoa, että päivä oli mielenkiintoinen, antoisa ja mikä parasta – haastateltavat olivat mukana samassa veneessä. Keskustelut olivat avoimia ja tilaisuuksissa oli hyvä henki. Kiitos vielä kerran haastateltaville!

Jos haastattelu oli mukavaa, niin on tunnustettava, että raportin laatiminen olikin jo työläämpään. Miten löytää juuri keskeimmät vahvuudet, kehittämistarpeet ja hyvät käytänteet? Tässä tuli esille oman auditointiryhmän tärkeys ja vahvuus: kun jokainen kantoi kortensa ketoon, niin raportti kyllä valmistui - hyödynnettäväksi kehittämistyössä. Kehittämiskohteiden lisäksi tulee ehdottomasti huomioida siinä oleva vahvuudet ja juhlistaa niitä porukalla vaikka kahvikupposella nisun kera.

Tulokset löytyvät raportista, mutta yksi asia pisti erityisesti silmääni, positiivisessa mielessä, eli henkilöiden kehittämismyönteisyys. Halutaan kehittää omaa työtä ja oman yksikköä eteenpäin. Homma ei ole henkilöstöstä kiinni! Ei muuta kuin hatusta kiinni ja eteenpäin!

Suunnittelija, laatukoordinaattori Sauli Alaruikka, Oulun seudun koulutuskuntayhtymä

Laatuleipä uudistuu

Pääsiäisen alla maisteltiin leipää ihan urakalla. Makutestissä oli kolme erilaista ruisleipää, joista etsittiin kaikkein parasta leipää tavoitteena valita Oamkille uusi laatuleipä. Laatuleipurilla on ollut mietintämyssy päässä ja aiemman, toki aivan mainion, vaalean leivän tilalle on tullut hyviä vaihtoehtoja. Leivän maistelun jälkeen ihmiset äänestivät parasta ja olivat hyvin yksimielisiä: äänet jakautuivat vahvasti yhden leivän kohdalle. Niinpä on mukava kertoa, että laatuleipämme on jatkossa riihilimppu! Leipä on 100 % kotimainen ja taatusti myös oululainen aito rehellinen ruisleipä.

Meille kaikille oamkilaisille jaan tässä samalla leivän reseptin:

Raaka-aineet
• 1 osa suunnittelua
• 1 osa toteutusta
• 1 osa arviointia
• 1 osa kehittämistä

1. Suunnittele leipä huolellisesti. Kurkkaa neuvot laatukäsikirjasta tai kysy vinkkiä kaverilta: yhdessä syntyy paras lopputulos.
2. Vaivaa raaka-aineet taikinaksi. Anna kohota kunnolla.
3. Valitse parhaat välineet toteutusta varten. Pyöräytä taikinasta laatuleivät. Muista pyytää kaverisi mukaan leipomaan.
4. Lämmitä uuni ja tarkista paistoaika. Ripauta leivän päälle omat mausteesi. Seuraa innolla leivän paistumista.
5. Maistele kavereiden kanssa valmista leipää ja mieti, miten voisitte yhdessä kehittää leivän makua.
6. Ota hyvä resepti talteen. Kirjoita myös parannusehdotukset ylös!

Tulehan sinäkin maistelemaan uutta oamkilaista laatuleipää Sisäisen auditoinnin palauteseminaariin 20.4. klo 9.00 – 11.30. Ilmoittaudu mukaan 13.4. mennessä Heimossa.

Toivottelee laatuleipuri Sari

 

Opiskelijat laatuleipureina

Opiskelijat laatuleipureina

Opiskelijoiden merkitys Oamkin laatujärjestelmässä on suuri, koska me opiskelijat annamme kaivattua näkökulmaa laadunhallintaan ja koulutuksen kehittämiseen. Laatu ei ole vain irrallinen käsite, vaan se koskettaa meidän opiskelijoiden jokapäiväistä arkea. Esimerkiksi opetuksen ja koulutuksen laatu sekä tilojen ja laitteiden toimivuus ovat asioita, joita opiskelija kohtaa päivittäin. Asiaa ei luultavasti tule ajateltua kovinkaan paljon, jos ja kun kaikki toimii. Epäkohtia huomatessa ehkä kuitenkin alkaa miettimään, että pitäisikö ja voisiko asiasta kertoa eteenpäin.

Miten me opiskelijat sitten toimimme laatuleipureina? Oamkin palveluihin, opetuksen laatuun ja oman tutkinto-ohjelman kehittämiseen voi jokainen opiskelija vaikuttaa useilla eri keinoilla. Näitä keinoja ovat esimerkiksi omassa tutkinto-ohjelmatiimissä opiskelijaedustajana toimiminen, vuosittaiseen opiskelijakyselyyn ja muihin kyselyihin vastaaminen, sisäisiin auditointeihin osallistuminen sekä opintojaksopalautteen ja suoran palautteen antaminen omalle tutkintovastaavalle tai opintojakson opettajalle. Kaikenlainen aktiivisuus on siis toivottavaa.

Ainutlaatuinen vaikuttamismahdollisuus onkin oman tutkinto-ohjelmatiimin opiskelijaedustajana toimiminen. Tutkinto-ohjelmatiimit ovat osa Oamkin laadunvarmistusjärjestelmää ja näissä tiimeissä me opiskelijat pääsemme aidosti vaikuttamaan koulutuksen kehittämiseen. Tiimit koostuvat tutkintovastaavasta sekä opettajien, opiskelijoiden ja työelämäyhteistyökumppaneiden (esimerkiksi alumnien) edustajista. Tutkinto-ohjelmatiimien tehtävänä on kehittää tutkinto-ohjelmien sisältöä ja rakennetta. Nämä tiimit mahdollistavat opiskelijapalautteen antamisen ja sen asianmukaisen käsittelyn.

Opiskelijakunta OSAKO järjestää vuosittain maksuttomia tutkinto-ohjelmatiimien jäsenkoulutuksia, joihin voivat osallistua kaikki tutkinto-ohjelmatiimien opiskelijaedustajat, niin uudet kuin vanhatkin toimijat. Koulutuksen tarkoituksena on perehdyttää meitä opiskelijoita toimimaan edustamistehtävässämme entistä paremmin. Viimeksi tällainen koulutustilaisuus pidettiin 30.3 Arkkitehtikillan kiltalolla ja paikalla oli lähes 30 opiskelijaedustajaa. Ohjelmaan sisältyi muun muassa tietoa OSAKOn edunvalvonnasta ja vierailijoiden puheenvuoroja asiaan kuuluvista aiheista, kuten kokoustekniikasta, opiskelijaedustamisesta sekä tutkinto-ohjelmatiimien toiminnasta. Opiskelijaedustamisesta on myös 3 op:n opintojakso, johon tämä koulutus sisältyy.

 Entä mitä muuta OSAKO tekee tutkinto-ohjelmatiimeihin liittyen? OSAKO koordinoi opiskelijoiden osallistumista koulutuksen kehittämiseen tutkinto-ohjelmatiimeissä ja osana tätä tehtävää OSAKO nimeää tutkinto-ohjelmatiimien opiskelijaedustajat hallituksen kokouksissa joka toinen viikko ja pitää yllä jäsenrekisteriä. Lisäksi OSAKO vierailee eri tutkinto-ohjelmatiimeissä, pitää KOKE-tiimiä, rekrytoi uusia opiskelijaedustajia ja tiedottaa tiimien toimintaan liittyvistä asioista.

Ollaan siis aktiivisia opiskelijoita ja kerrotaan mielipiteemme. Tehdään yhdessä Oamkista Suomen paras ammattikorkeakoulu opiskella!

 Tanja Savolainen, OSAKOn hallituksen koulutuspoliittinen vastaava

Sisäinen viestintä ja Heimon kehittäminen tärkeitä kehityskohteita

 Olin mukana Oamkin sisäisessä auditoinnissa haastattelijana, mikä oli uusi ja mielenkiintoinen kokemus. Se oli hyvä näköalapaikka Oamkin nykytilaan ja antoi uusia ajatuksia muun muassa sisäisen viestintämme kehittämiseen. Sisäisen viestinnän välineistä erityisesti Heimo nostettiin esille tärkeänä kehittämiskohteena. Onneksi sen kehitystyö on jo hyvällä mallilla käynnissä ja suunnittelun tuloksia on tulossa henkilöstölle nähtäville vielä tämän kevään aikana.

 Auditoinnissa sisäinen viestintä koettiin laajemminkin kehittämiskohteeksi.  Haastatteluissa nousi esille, että keinoja avoimempaan viestintään on tarpeen pohtia. Erityisesti ylimmältä johdolta kaivattiin avoimempaa viestintää.  Avoin vuorovaikutus edistäisi yhteisöllisyyttä ja kehittäisi osaltaan myös yhteisen tekemisen ja kehittämisen kulttuuria. Kehittämiskohteissa nousi esille myös henkilöstön osallistamisen ja vuorovaikutusmahdollisuuksien lisääminen.

Heimossa tärkeintä on laittaa perusasiat kuntoon

Heimon kehittämistyöhön pyritään osallistamaan henkilöstöä mukaan, jotta saadaan mahdollisimman moniulotteinen näkemys kehittämistarpeista ja löydetään niihin hyviä ratkaisuja. Kehittämistyöpajamme ja henkilöstölle tehdyn kyselyn perusteella vaikuttaa siltä, että tärkeintä Heimossa on tällä hetkellä kehittää Heimon sisällön löydettävyyteen käytettävyyteen ja sisällön laatuun liittyviä asioita. Kohtuullisen tärkeinä nähtiin myös yhteisöllisyyteen, yhteiseen kulttuuriin ja jakamiseen liittyvät kohteet. Tärkeintä on siis ensin laittaa perusasiat kuntoon ja tarjota käyttäjille ajankohtaista sekä oman työn kannalta hyödyllistä tietoa. Sen jälkeen siirtyä kehittämään yhteisöllisiä ja vuorovaikutuksellisia elementtejä.

Mitä yhteisöllisyys ja vuorovaikutus introissa on nykyään?

Nykyään puhutaan paljon sosiaalisesta intranetistä. Intranet on sosiaalinen silloin kun se perustuu yhteisölliseen viestintään ja tukee työntekijöiden välistä tavoitteellista yhteistyötä seuraavilla keinolla:

  1. Laajojen käyttöoikeuksien ansiosta työntekijöillä on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja sisällön tuotantoon.
  2. Intrassa hyödynnetään yhteisöllisiä ominaisuuksia kuten kommentointi, blogit, sosiaaliset verkostot, wikit, tagit, kirjanmerkit ja feedit.
  3. Yhteisölliset toiminnot ovat käytössä ja käyttäjien tekemästä sisällöstä tehdään nostoja intran etusivulle.
    Lähde http://www.sosiaalinenintranet.fi/tietoa/

 Perinteinen intranet on yksisuuntainen tiedotuskanava, kun sosiaalisen intran ytimessä ovat ihmiset ja heidän tuottama sisältö ja vuorovaikutus. Tiedon nopean muuttumisen vuoksi uusin ja hyödyllisin tieto syntyy usein toisilta käyttäjiltä.

Mitä sosiaalisuus ja vuorovaikutus voisivat olla Heimossa?

Heimossa on jo käytössä sosiaalisia ominaisuuksia kuten blogit ja kommentointimahdollisuus sekä sen lisäksi henkilöstömme tuottaa sinne jo runsaasti tietoa kuten uutisia ja sisältösivujen tietoa. Tässä olemme askeleen edellä monia muita suomalaisia korkeakouluja. Kehitettäviä ominaisuuksia voisivat olla oman osaamisen ja kokemusten jakaminen sekä Oamkin yhteisten asioihin osallistuminen ja vaikuttaminen. Niiden kehittäminen ei ole pelkästään välineestä kiinni vaan vaatii myös organisaation toimintatapojen ja kulttuurin muutoksia. Kuten auditoinnissakin kävi ilmi, tällä hetkellä organisaation tiedottaminen vaikuttaa yksisuuntaiselta: ylhäältä alaspäin. Nähtäväksi jää millainen tahtotila organisaatiollamme on viestinnän ja sen välineiden kehittämiseen tulevaisuudessa sekä kuinka vuorovaikutteiseen ja avoimeen suuntaan haluamme kehittyä.

Heimon kehittämisen blogia voit seurata Heimon herätyksestä.

Virpi Ilmakangas
Viestintäsuunnittelija, jonka päävastuualueella on sisäinen viestintä