”Kehittämisestä ei voida tinkiä”

Oamkin viides sisäinen auditointi järjestettiin tammi-helmikuussa 2017, ja nyt on aika käsitellä tuloksia. Palauteseminaarissa Kotkantien kampuksella keskityttiin erityisesti sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön kehittämiseen.

Hallintojohtaja Marja Sarajärvi avasi tilaisuuden. Hän kertoi, että auditointiin oli helppo saada mukaan auditoijia – hän oli itsekin ensimmäistä kertaa mukana. Auditointi vahvisti hänen omaa käsitystään siitä, että Oamkissa sitoudutaan asioihin ja halutaan tehdä niitä mahdollisimman hyvin. Ihmiset olivat haastatteluissa avoimia ja kertovat missä mennään: ”yhteistyöstä jäi erittäin hyvä tuntuma”.  Marja kertoi myös, että ulkoinen auditointi on lähestymässä. Kenenkään ei tarvitse ”päntätä”, vaan riittää että tuntee oman työnsä ja välineet sen kehittämisen. Oamkissa on viime aikoina panostettu laatujärjestelmän näkyvyyteen ja arkiseen sovellettavuuteen Heimossa, näin varmistetaan yhtenäiset käytännöt.

Seuraavaksi auditointiryhmien puheenjohtajat nostivat lyhyesti esille huomioitaan sisäisen auditoinnin toteuttamisesta. Kari Kiviniemi kertoi, miten työ organisoitiin ja toteutettiin tehokkaasti pareittain. Myös Inkeri Hedemäki kehui hyvin valmistautunutta ryhmäänsä. Raija Rajala kertoi, miten aivan uudenlaiseen tutkinto-ohjelmaan tutustuminen avasi silmiä, mutta hyödynnettäviä käytäntöjä löytyi silti. Raili Hokajärvi avasi yamk-tutkintojen sidosryhmäyhteistyön olevan erilaista kuin muualla, sillä opiskelijat ovat samalla myös sidosryhmien edustajia.  Sami Niemelä hoksautti, että aktiivisia opiskelijoita pitäisi saada koulutuksen suunnitteluun mukaan entistä enemmän, innokkuutta kehittää yhdessä kuulemma löytyy. Paula Syri nosti esille monialaisen ryhmän edut; mielenkiintoisia keskusteluja eri alojen käytänteistä käytiin jo valmisteluvaiheessa.

 

Laatukoordinaattorit Sari Ahvenlampi ja Marianne Isola kävivät läpi tutkinto-ohjelmien itsearviointien ja sisäisten auditointien pohjalta määriteltyjä, koko Oamkia koskevia kehittämiskohteita. Osa asioista on havaittu itse jo aiemmin, ja kehittämistyö on aloitettu. Esimerkiksi Sari kertoi, että henkilöstön osallisuutta on lisätty usean asian suunnittelun kohdalla, ja tilojen ja välineiden kehitystyö on meneillään. Osaan asioista paneudutaan kunnolla tulevana lukukautena. Marianne nosti esille mm. Oivan oppimispalautteen kehittämisen, viestinnän monikanavaistamisen, ops-uudistukset sekä AHOT-linjausten päivityksen.

Seuraavaksi ääneen pääsivät auditoidut tutkinto-ohjelmat. Raija Rajala kertoi, että kätilökoulutus on parhaillaan muutoksessa mm. uuden henkilöstön, sote-uudistuksen, määräaikaisten synnytyssairaalalupien, digitalisaatiokehityksen ja EU-direktiivien takia. Yhteistyötä kuitenkin tehdään tiiviisti sidosryhmien kanssa erityisesti harjoittelujen osalta. Opiskelijakoordinaattorijärjestelmä edistää yhden luukun periaatetta ja koordinaattori toimii opiskelijalle tukena ja turvana harjoittelun aikana. Yhteistyöhön halutaan uusia toimintatapoja, haasteena on saada sidosryhmät mukaan muun opintojen suunnitteluun ja toteutukseen, kuten tutkinto-ohjelmalle ehdotettiin. Seminaaripäivä osui kohdalleen, sillä 5.5. vietettiin teemapäivää ”International Day of the Midwife”!

Erkki Nuottila valaisi musiikin tutkinto-ohjelman sidosryhmäyhteistyötä. Yhteistyöverkosto on laaja ja monipuolinen, ja resurssien vähetessä on tarkoitus laittaa ”hynttyyt yhteen” useamman tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen suhteen. Myös työyhteisöverkostoa ollaan laajentamassa ja opiskelijoita lähetetään entistä enemmän päiväkoteihin, päiväkeskuksiin ja hoitokoteihin. Auditointiryhmän palaute oli tutkinto-ohjelmalle positiivinen yllätys, Erkin mukaan itse huomaa omasta toiminnastaan lähinnä kehittämiskohteet. Sisäinen auditointi pysäytti miettimään, ja tutkinto-ohjelmassa kehittämiskohteeksi valittiin erityisesti tuutorointi sekä arvioinnin läpinäkyvyys, oikeidenmukaisuus ja kannustavuus.

Lopuksi KTKI-johtaja Päivi Vesala kertoi auditoinnin merkityksestä. Hänen mukaansa sisäiset auditoinnit tuottavat arvokasta tietoa, joka yleensä täydentää hyvin tutkinto-ohjelmien omia näkemyksiä kehittämisestä. Päivin mukaan kehittämisestä ei voida tinkiä vaikka resurssit pienenevät.

Marianne Isola
Laatukoordinaattori 

Jos ”maritit” jo kotisi ja elämäsi, olisiko nyt aika kokeilla ”kaizenia”?

Sanomalehti Kalevassa (27.4.2017) oli hiljattain mielenkiintoinen kirjoitus kaizen-filosofiasta. Kirjoituksen otsikko, Sushia ja maanjäristyksiä, viittasi syihin, jotka selittävät japanilaisten erilaista, länsimaista poikkeavaa suhtautumista laatuun. Maanjäristysten uhka on vaatinut koko yhteiskuntaa varautumaan ja harjoittelemaan toimintaa poikkeusoloissa. Raan kalan syöminen jo ennen jääkaappien aikaa on puolestaan pakottanut huolehtimaan siitä, että kalan käsittelyprosessi on kunnossa. Kalevan artikkelissa kerrottiin, kuinka japanilainen Kenichi Komatsu on ollut tuomassa Nokian tukiasematehtaalle Ouluun japanilaista laatufilosofiaa; jatkuvaa toiminnan parantamista ja kokonaisvaltaista laatukulttuuria, johon kaikki työpaikalla osallistuvat.

Kuten KonMari myös Kaizen siis juontaa juurensa Japaniin. Jos ”maritit” jo kotisi ja elämäsi japanilaisen ammattijärjestäjä Marie Kondon oppien mukaan, olisiko nyt aika kokeilla ”kaizenia”? Vai toteutatko sitä jo kenties omassa työssäsi, opiskelussasi tai muussa elämässäsi? Kaizen tarkoittaa jatkuvaa kehittymistä, ratkaisujen etsimistä ongelmiin ja etenemistä pienin askelin (Kai, suomeksi ’muutos’ ja Zen, suomeksi ’hyvä’). Kaizenissa paras viisaus ongelmien ratkaisuun löytyy ruohonjuuritasolta, sieltä missä työtä tehdään. Pelkät kehitysideat eivät riitä, vaan asioille pitää tehdä jotain.

Tätä päivää ja myös tulevaisuutta leimaavat jatkuvaa muutos ja muutosten yhä kiihtyvä tahti. Muutos vie asioita eteenpäin ja tuo mukanaan uusia mahdollisuuksia. Organisaatioiden on jatkuvasti kehityttävä, jotta ne pysyisivät mukana muutosten junassa.  Asiakkaat ovat vaativia: tuotteiden on oltava hyvälaatuisia ja palvelun on pelattava.

Joskus muutos heikentää organisaatioiden toimintaedellytyksiä. Johdon on tällöin sopeutettava toimintaa esimerkiksi tilasäästöin ja henkilöstömenoja pienentämällä. Tämä raskas prosessi on ollut Oamkissa läsnä kuluvan kevään ajan, ja toivon voimia jokaiselle, jonka työsuhteeseen tällä on vaikutusta.

Meillä Oamkissa henkilökunta, opiskelijat ja ulkoisten sidosryhmien edustajat osallistuvat toiminnan kehittämiseen. Pääsemme tavoitteisiimme, kun suunnittelemme, toteutamme, arvioimme ja kehitämme toimintaamme järjestelmällisesti ja jatkuvasti. Meillä laadukas toiminta on hyvin tehtyä arkista työtä.

Valmistaudumme parhaillaan laatujärjestelmämme ulkoiseen auditointiin, jossa ulkopuolinen arvioija tarkastelee laatujärjestelmäämme ja sen toimivuutta koko organisaatiossa. Itsearvioinnit, vertaisarviointi ja muun muassa vuosittainen opiskelijakysely ovat välineitä, joilla kehitämme toimintaamme. Jatkuva kehittyminen on läsnä jokapäiväisessä arjen työssä, ei yksistään kehittämispäivissä.

Organisaatiomme tavassa toimia löytyy yhtäläisyyksiä kaizen-filosofiaan. Menetelmän toimivuuden voi omakohtaisesti todeta myös yksilötasolla: omaan työhön liittyvien uusien taitojen opettelussa, opiskelijana ammattiosaamista hankkiessaan tai isompaa elämänmuutosta toteuttaessaan.

Omassa toiminnassani olen tiedostamattani harjoittanut kaizen-oppeja kampuksemme kuntosalilla. Yksittäisillä harjoituskerroilla ja edelleen lukemattomilla yksittäisten liikkeiden toistoilla olen kehittänyt lihaskuntoani ja samalla saanut uutta energiaa ja voimaa arjen työhön.

Opiskelija toteuttaa ”kaizenia” kehittämällä jatkuvasti ja asteittain omaa osaamistaan opintojakso kerrallaan, mikä takaa opintopisteiden kertymisen ja lopulta valmistumisen aikataulussa. Toimiva opiskeluprosessi puolestaan takaa hyvät oppimistulokset.

Työntekijän ”kaizenissa” asenne työntekoon ja laadun parantamiseen on keskeistä: jos on ongelmia, selvitetään mistä ne johtuvat ja miten ne voidaan ratkaista. Oman työn kehittäminen ja työssä tarvittavien uusien taitojen omaksuminen tapahtuvat pienten, toistuvien ponnistelujen kautta.

Koko organisaation menestyminen vaatii jatkuvaa kehittymistä, ”kaizenia”, kaikilla osa-alueilla: prosessien toimivuus, kustannustehokkuus, toimitusluotettavuus, työturvallisuus sekä tuotteiden ja palveluiden laatu. Kaikki lähtee siitä, että kehittämiselle on olemassa vahva johdon sitoutuminen ja tuki. Korkeakoulun menestyksen paras tae on se, että kaikki korkeakouluyhteisössä toimivat ovat motivoituneita parantamaan toimintaa ja osallistumaan kehittämiseen.

Japanilaisittain tarkasteltuna me Oamkissa teemme ”kaizenia”, jatkuvaa parantamista, pienin askelin, arjen työssä, yhdessä, joka päivä.

Kirsi Jokinen
lehtori
laatukoordinaattori
Kontinkankaan kampus, Sosiaaliala ja kuntoutus

Opiskelijat palautteen keräämisestä: ”Hyvä että kysytään”

Maanantaina 24.4. Kotkantien kampuksella jaettiin hyviä käytäntöjä opiskelijapalautteen käsittelemiseksi ja hyödyntämiseksi. Toimivia esimerkkejä saatiin niin sähkö- ja automaatiotekniikasta kuin tanssin tutkinto-ohjelmastakin. Hyvien käytäntöjen kierrätysaamuja järjestetään Oamkissa säännöllisesti kerran lukukaudessa.

Aluksi kehityspäällikkö Ismo Kinnunen ja laatukoordinaattori Marianne Isola nostivat esille keväällä 2017 pidetyn opiskelijakyselyn mielenkiintoisimpia tuloksia. Kysely oli tällä kertaa rakennettu Oamkin arvojen mukaisesti, ja niistä työelämäkumppanuus arvioitiin heikoimmaksi. Miksi työelämän tarpeisiin vastaamaan rakennettu ammattikorkeakoulu saa huonoimmat arvosanansa nimenomaan työelämäläheisyydestä? Tosin asian kehittämisessä on menty parempaa kohti, sillä arvio oli parantunut edelliseen kyselyyn (2015) verrattuna. Ohjaus työllistymiseen -kohdassa tyytyväisten osuus oli kasvanut 48 prosentista 62 prosenttiin. Koonti kyselyn tuloksista löytyy Heimosta: https://heimo2.oamk.fi/nain-toimimme/toiminnan-kehittaminen/palautejarjestelmat/opiskelijapalaute/

Hyvänä käytänteenä esiteltiin sähkö- ja automaatiotekniikan tutkinto-ohjelman ”puolikurssipalaute”. Koulutus- ja tki-johtaja Jouni Kääriäinen kertoi, että puolivälissä lukukautta tutkinto-ohjelman opiskelijat saavat sähköpostiinsa palautelomakkeen, jossa heiltä kysytään mielipiteitä meneillään olevista opintojaksoista. Tavoitteena on puuttua mahdollisiin ongelmakohtiin välittömästi, niin että opiskelijat huomaavat vaikutukset heti. Ktki-johtaja kokoaa saamansa palautteet ja käy niiden perusteella keskusteluja opettajien ja lähiesimiesten kanssa. Palautetta hyödynnetään myös kehityskeskusteluissa.

 Opiskelijoiden kanssa palautetta käydään läpi ryhmittäin, varsinkin jos joillakin ryhmillä on paljon sanottavaa samasta asiasta. Olennaista on saada opiskelijoille tunne, että voivat omalla panoksellaan oikeasti vaikuttaa asioihin. Puolikurssipalautetta käytetään Oivan oppimispalautteen rinnalla, ja palautteista keskustellaan myös tutkinto-ohjelmatiimin tapaamisissa.

Lehtori, tutkintovastaava Niina Vahtola kertoi, millä tavalla tanssin tutkinto-ohjelmassa opiskelijat on saatu vastaamaan valmistumisvaiheen kyselyyn. Niinan mukaan selkeät ohjeet ja aktiiviset opiskelijat ovat hyvä yhdistelmä. Tanssin tutkinto-ohjelmassa valmistuville opiskelijoille on laadittu ”Valmistumisen tarkistuslista”; se löytyy Facebookista. Lyhyestä pdf:stä opiskelija voi tarkistaa missä järjestyksessä asiat etenevät, kun valmistuminen lähestyy. Tutkinto-ohjelmassa on huomattu, että esim. valmistumisvaiheen kyselyssä työllistyminen on hankala määritellä, niinpä asiaa on aukaistu tekstissä. Jotta valmistuminen olisi mahdollisimman vaivatonta, opiskelijoiden tueksi on laadittu myös kolme lyhyttä videota, joissa valmistumisvaiheen asioita käydään läpi.

Uuteen Oivaan toivottiin yhtenäistä, kaikille suunnattua ”elämänmakuista” ohjetta asiasta, sillä jokainen tutkinto-ohjelman ei ole järkevää tehdä omia listojaan. 

Kierrätysaamussa keskusteltiin myös Oivan oppimispalautteen kehittämisestä. Nykyisellään järjestelmä ei palvele tutkinto-ohjelmia parhaalla mahdollisella tavalla, tämä on käynyt ilmi myös Oamkin sisäisten auditointien kautta. Keskeisiä ongelmakohtia on kaksi; palautejärjestelmä ei ole aina auki, ja palautteen käsittelyä ei ole systemaattisesti linjattu. Hyvän käytäntöjen kierrätysaamuun osallistuneet oamkilaiset halusivat käyttöön avoimen palautejärjestelmän, johon opiskelijat voisivat vastata milloin vain ja millä laitteella vaan. ”Mahdollisimman helposti tehtävä asia”, tiivisti eräs osallistuja. Siinäpäs onkin meille tehtävää! Myös palautteen käsittely vaatii systemaattisemman lähestymistavan.

Oivan oppimispalautteen kehittämiseen voi edelleen antaa ideoita Heimon kautta: https://heimo2.oamk.fi/ajankohtaista/uutiset/?kieli=fi&kid=6&id=54793

Oivan käyttö huolestutti kaikkia läsnä olevia. Opiskelijat tuntuvat käyttävän järjestelmää vaihtelevasti ja luottavan enemmän toisen käden tietoon. Oiva on kuitenkin paikka, josta kaikki opiskelijaa koskevat asiat löytyvät kattavasti. Viestintäkäytänteet ehdotettiin kirjattavaksi esim. järjestyssääntöihin opiskelijan velvollisuuksiin ja oikeuksiin.

Marianne Isola
Laatukoordinaattori 

MILLÄ TAVALLA JATKUVAN KEHITTÄMISEN KEHÄ NÄKYY OMASSA TYÖSSÄSI?

Kulttuurin osaston huhtikuun henkilöstökokouksessa pohdimme otsikossa mainittua teemaa. Tässäpä nopean kyselyn tulos toteutettuna AnswerGarden.ch-nettikyselyllä. Sanapilvestä nousee esille mm. prosessin jatkuvuus, palautteen tärkeys, vuorovaikutus, yhteistyö ja reflektointi. Myös Oamkin arvot, yhteisöllisyys, kehittymishalukkuus, työelämäkumppanuus ja tuloksellisuus, ovat näkyvillä.

 

Pohjana kyselylle toimi henkilöstöintra Heimossa sekä www.oamk.fi –sivustolla oleva laadunhallintaan liittyvä materiaali mm. jatkuvan kehittämisen kehä - laatuympyrä. Saimme myös kunnian katsoa lehtori Jukka Savilammen tekemät uunituoreet laatuvideot, joiden virallinen julkaisu on ”Hyvien käytänteiden kierrätysaamun” ohjelmassa 24.4. klo 8.30-10.00. Idea videoihin lähti kampusopoltaimme keväällä 2016. Heillä oli virinnyt idea, että videoiden avulla laatuasiat voisivat tulla tutummaksi opiskelijoille ”Opiskelijana ammattikorkeakoulussa”- opintojakson Moodle-kurssialustalla. Ensi syksynä sekin on siis mahdollista.

  

Kokouksessa kävimme läpi myös kuluvan vuoden tavoitteita viestimisestä laadun osalta. Pääajatushan on, että lähdetään viemään laatuasiaa esille oamkilaisten kautta. Henkilökunta ja opiskelijat tuovat kasvot näkyviin, arkistavat asioita omassa työssään ja opinnoissaan. Teemana on positiivisesti onnistuminen.

Lisäksi kokouksessa oli esillä sisäinen auditointi palauteseminaareineen sekä marraskuussa toteutettava ulkoinen auditointi. Olipa asialistalla introjen uudistustyökin sekä niihin liittyvät ajankohtaistiedotteet.

Tilaisuudessa esiteltiin tutkintovastaaviemme, Pekka Isomursun, Kristiina Puolitaipaleen, Riikka Kaskenviidan ja Niina Vahtolan, toimesta opiskelijakyselyn tuloksia sekä raportteja valittujen kehittämiskohteiden osalta. Tutkinto-ohjelmatiimeissä oli käyty vilkasta ja antoisaa keskustelua opiskelijakyselyn tiimoilta. Esiin oli noussut myös kehittämisehdotuksia kyselyn toteutukseen liittyen.

Mitä sinä vastaisit kysymykseen? MITEN VARMISTAT KÄYTÄNNÖSSÄ OMAN TYÖSI LAATUA JA TYÖSSÄ ONNISTUMISTA?

Paulina Melakari-Mustonen,
Kulttuurin osaston laatukoordinaattori

Oamkin tietojärjestelmissä tärkein suojattava asia ovat henkilötiedot. Miten henkilötietoja tulisi käsitellä?

Viime aikoina uutisissa on ollut juttua niin muuttuneesta tietosuojalainsäädännöstä, urkintarikoksista kuin identiteettivarkauksista. Uutiset ovat syystä herätelleet miettimään henkilötietojen käsittelyä.

Oletus on, että Oamkin työntekijät käsittelevät henkilötietoja työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Esimerkiksi opettajat käsittelevät opiskelijoiden henkilötietoja arvosanoja kirjatessaan ja järjestelmien ylläpitäjät ja tukihenkilöt ylläpito- ja tukitehtävien vaatimissa rajoissa (ks. ylläpitosääntö). Pelkästä uteliaisuudesta ei saa mennä katsomaan vaikkapa henkilön syntymäpäivää tai kansalaisuutta, vaan henkilötietojen katselu tulee liittyä työtehtävään. Henkilötietojen tietosuojasta on säädetty laissa: Työtehtäviin kuulumaton henkilötietojen katselu on rikos, josta voi seurata lain mukaan rangaistus. Henkilötietojen käsittely, niin omien kuin muidenkin, vaatii huolellisuutta. Suurin syy tietosuojan (kuten myös tietoturvan) vaarantumiseen on ihmisten huoleton käytös, eikä suinkaan jonkin sähköisen järjestelmän ongelma, vaikka nekin saattavat ongelmia aiheuttaa.

Mitä se huolellinen toiminta sitten tarkoittaa käytännössä? Tässä muutama konkreettinen ohje:

  • Lukitse näyttö (Windowsissa Windows-painike + L, Macissa, ks. ohje), kun poistut koneeltasi lyhyeksikin ajaksi.
  • Jos tulostat opiskelijoiden tietoja esim. luokassa kierrätettäväksi läsnäololistaksi, tuhoa lista asianmukaisella tavalla (esim. silppurissa tai tietosuojaroskikseen viemällä) välittömästi, kun et enää tarvitse sitä. Henkilötietoja sisältäviä tulosteita saa säilyttää vain lukitussa tilassa, ja jos huoneeseen pääsee muitakin kuin sinä, tarvitaan lukittava kaappi/laatikosto.
  • Jos teet Excel-tiedostoja väliaikaiseen tulosten keräämiseen tms., tuhoa ko. tiedostot heti, kun et tarvitse niitä enää. Korkeakouluissahan arvosanat ovat perinteisesti julkisia ja esim. tenttituloksia on etenkin ennen Internetin aikakautta tavanomaisesti julkistettu ilmoitustauluilla. Tietosuojavaltuutetun kanta kuitenkin on, että nimen sijasta tenttituloksista ilmoitettaessa tulisi käyttää opiskelijanumeroa. (Silloin tuloslista ei enää ole henkilörekisterin osarekisteri, jos opiskelijanumerosta ei voi päätellä, kenestä on kyse.) Lisäksi tietosuojavaltuutettu mainitsee erikseen, ettei hylättyjen nimiä tulisi laittaa esille.
  • Vaikka teknisesti käyttöoikeutesi antaisivatkin sinun katsoa esim. jonkin opiskelijan henkilötiedot, saat katsoa niitä vain silloin, kun työtehtäväsi sitä edellyttää. (Muistanette varmaan poliisilaitoksella tapahtuneet tietosuojarikokset, kun Mika Myllylän tietoja olivat lukeneet sellaisetkin henkilöt, joiden työtehtäviin se ei liittynyt, tästä seurasi sakkorangaistuksia urkkijoille.)
  • Älä anna muiden käyttää työkonettasi.
  • Sijoita näyttösi niin, että muut huoneessa olijat eivät näe näytöllesi, tarvittaessa pyydä näytöllesi suojakalvo, joka estää näkyvyyden sivustakatsojalta.
  • Älä jätä henkilötietoja sisältäviä papereita lojumaan pöydällesi tavalla, että muut huoneessa olijat voisivat lukea niistä tietoja.
  • Älä käsittele oamkilaisten henkilötietoja millä tahansa tietokoneella, vaan ensisijaisesti Oamkin sinulle tarjoamilla työkaluilla.
  • Älä tallenna henkilötietoja sisältäviä tietoja USB-tikuille yms. helposti hukattaville siirtomuisteille, ellet ainakin salaa tietoja ensin.
  • Jos käytät Oamkin sähköisiä palveluita puhelimellasi, hukkaamalla sen saatat aiheuttaa ikäviä tietosuoja- tai tietoturvaongelmia, etenkin, jos et ole toiminut tietoturvallisella tavalla. Jos olet esim. opettaja, ja olet tallentanut puhelimesi sovelluksiin käyttäjätunnuksesi ja salasanasi Oamkin palveluihin, saattaa puhelimen löytänyt henkilö päästä selaamaan sovelluksia sinun oikeuksillasi. Aseta siis puhelimeesi nopeasti voimaan astuva automaattinen lukitus ja hyvät puhelimen suojakoodi (esim. 123456 ei ole sellainen!) sekä SIM-kortin PIN-koodi. (Luethan it.oamk.fi:stä ohjeen sille varalle, että hukkaat puhelimesi!)
  • Huolehdi koneesi ja älylaitteidesi tietoturvasta!

Varmaan tuosta listasta jokin asia unohtuikin. (Kerro kommenteissa, mitä listasta mielestäsi puuttuu!) Omia toimintatapoja olisi hyvä tarkastella henkilötietojen suojaamisen näkökulmasta. Voisitko tehdä jonkin asian paremmalla tavalla? Tulevaisuudessa tulet saamaan tähän apua, sillä EU:n lähes vuosi sitten voimaan tullut yleinen tietosuoja-asetus edellyttää, että Oamkissakin on oltava tietosuojavastaava viimeistään 25.5.2018. Myös henkilötietojen käsittelyn on tuolloin täytettävä EU tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset. Oamkin johtohan on vastuussa tietosuojan toteutumisesta organisaatiotasolla ja jokainen työntekijä vastaa omasta toiminnastaan. Tietosuojavastaavan tehtävä on asiantuntijatehtävä, eli hän esimerkiksi neuvoo ja opastaa henkilöstöä ja rekisteröityjä, kouluttaa henkilöstöä henkilötietojen asianmukaisessa käsittelyssä, seuraa ja valvoo henkilötietojen käsittelyä, osallistuu henkilötietojen käsittelyä edellyttävien töiden prosessien suunnitteluun sekä raportoi johdolle tietosuojan tilaa.

EU:n tietosuoja-asetus

EU:n tietosuoja-asetus on tullut voimaan viime keväänä ja kahden vuoden siirtymäajan jälkeen eli 25.5.2018 mm. seuraavat asiat astuvat voimaan:

  1. Oamkilla on oltava tietosuojavastaava
  2. mahdollisista väärinkäytöksistä sakotetaan reilusti (jopa 2 % vuoden liikevaihdosta, mutta kuitenkin enintään 1 milj. e, eli Oamkilla enimmäissakko olisi tuo miljoona euroa, kun Oamkin liikevaihto on 56 miljoonaa),
  3. tietomurtotilanteet on ilmoitettava viranomaisille ja rekisteröidyllä on oikeus poistattaa itseään koskevat tiedot (tosin esim. muu lainsäädäntö edellyttää eräiden kansallisten palveluiden vaatimien tietojen säilyttämistä, eli opiskelija ei voi vaatia suoritustietojensa nollaamista, sen sijaan hän voi vaatia kaikkien poistettavissa olevien tietojen kuten yhteystietojensa poistamisen.) 

Ks. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016L0680&from=EN 

 

Anna-Liisa Mattila
Sovellussuunnittelija, Tietohallinto