MILLÄ TAVALLA JATKUVAN KEHITTÄMISEN KEHÄ NÄKYY OMASSA TYÖSSÄSI?

Kulttuurin osaston huhtikuun henkilöstökokouksessa pohdimme otsikossa mainittua teemaa. Tässäpä nopean kyselyn tulos toteutettuna AnswerGarden.ch-nettikyselyllä. Sanapilvestä nousee esille mm. prosessin jatkuvuus, palautteen tärkeys, vuorovaikutus, yhteistyö ja reflektointi. Myös Oamkin arvot, yhteisöllisyys, kehittymishalukkuus, työelämäkumppanuus ja tuloksellisuus, ovat näkyvillä.

 

Pohjana kyselylle toimi henkilöstöintra Heimossa sekä www.oamk.fi –sivustolla oleva laadunhallintaan liittyvä materiaali mm. jatkuvan kehittämisen kehä - laatuympyrä. Saimme myös kunnian katsoa lehtori Jukka Savilammen tekemät uunituoreet laatuvideot, joiden virallinen julkaisu on ”Hyvien käytänteiden kierrätysaamun” ohjelmassa 24.4. klo 8.30-10.00. Idea videoihin lähti kampusopoltaimme keväällä 2016. Heillä oli virinnyt idea, että videoiden avulla laatuasiat voisivat tulla tutummaksi opiskelijoille ”Opiskelijana ammattikorkeakoulussa”- opintojakson Moodle-kurssialustalla. Ensi syksynä sekin on siis mahdollista.

  

Kokouksessa kävimme läpi myös kuluvan vuoden tavoitteita viestimisestä laadun osalta. Pääajatushan on, että lähdetään viemään laatuasiaa esille oamkilaisten kautta. Henkilökunta ja opiskelijat tuovat kasvot näkyviin, arkistavat asioita omassa työssään ja opinnoissaan. Teemana on positiivisesti onnistuminen.

Lisäksi kokouksessa oli esillä sisäinen auditointi palauteseminaareineen sekä marraskuussa toteutettava ulkoinen auditointi. Olipa asialistalla introjen uudistustyökin sekä niihin liittyvät ajankohtaistiedotteet.

Tilaisuudessa esiteltiin tutkintovastaaviemme, Pekka Isomursun, Kristiina Puolitaipaleen, Riikka Kaskenviidan ja Niina Vahtolan, toimesta opiskelijakyselyn tuloksia sekä raportteja valittujen kehittämiskohteiden osalta. Tutkinto-ohjelmatiimeissä oli käyty vilkasta ja antoisaa keskustelua opiskelijakyselyn tiimoilta. Esiin oli noussut myös kehittämisehdotuksia kyselyn toteutukseen liittyen.

Mitä sinä vastaisit kysymykseen? MITEN VARMISTAT KÄYTÄNNÖSSÄ OMAN TYÖSI LAATUA JA TYÖSSÄ ONNISTUMISTA?

Paulina Melakari-Mustonen,
Kulttuurin osaston laatukoordinaattori

Oamkin tietojärjestelmissä tärkein suojattava asia ovat henkilötiedot. Miten henkilötietoja tulisi käsitellä?

Viime aikoina uutisissa on ollut juttua niin muuttuneesta tietosuojalainsäädännöstä, urkintarikoksista kuin identiteettivarkauksista. Uutiset ovat syystä herätelleet miettimään henkilötietojen käsittelyä.

Oletus on, että Oamkin työntekijät käsittelevät henkilötietoja työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Esimerkiksi opettajat käsittelevät opiskelijoiden henkilötietoja arvosanoja kirjatessaan ja järjestelmien ylläpitäjät ja tukihenkilöt ylläpito- ja tukitehtävien vaatimissa rajoissa (ks. ylläpitosääntö). Pelkästä uteliaisuudesta ei saa mennä katsomaan vaikkapa henkilön syntymäpäivää tai kansalaisuutta, vaan henkilötietojen katselu tulee liittyä työtehtävään. Henkilötietojen tietosuojasta on säädetty laissa: Työtehtäviin kuulumaton henkilötietojen katselu on rikos, josta voi seurata lain mukaan rangaistus. Henkilötietojen käsittely, niin omien kuin muidenkin, vaatii huolellisuutta. Suurin syy tietosuojan (kuten myös tietoturvan) vaarantumiseen on ihmisten huoleton käytös, eikä suinkaan jonkin sähköisen järjestelmän ongelma, vaikka nekin saattavat ongelmia aiheuttaa.

Mitä se huolellinen toiminta sitten tarkoittaa käytännössä? Tässä muutama konkreettinen ohje:

  • Lukitse näyttö (Windowsissa Windows-painike + L, Macissa, ks. ohje), kun poistut koneeltasi lyhyeksikin ajaksi.
  • Jos tulostat opiskelijoiden tietoja esim. luokassa kierrätettäväksi läsnäololistaksi, tuhoa lista asianmukaisella tavalla (esim. silppurissa tai tietosuojaroskikseen viemällä) välittömästi, kun et enää tarvitse sitä. Henkilötietoja sisältäviä tulosteita saa säilyttää vain lukitussa tilassa, ja jos huoneeseen pääsee muitakin kuin sinä, tarvitaan lukittava kaappi/laatikosto.
  • Jos teet Excel-tiedostoja väliaikaiseen tulosten keräämiseen tms., tuhoa ko. tiedostot heti, kun et tarvitse niitä enää. Korkeakouluissahan arvosanat ovat perinteisesti julkisia ja esim. tenttituloksia on etenkin ennen Internetin aikakautta tavanomaisesti julkistettu ilmoitustauluilla. Tietosuojavaltuutetun kanta kuitenkin on, että nimen sijasta tenttituloksista ilmoitettaessa tulisi käyttää opiskelijanumeroa. (Silloin tuloslista ei enää ole henkilörekisterin osarekisteri, jos opiskelijanumerosta ei voi päätellä, kenestä on kyse.) Lisäksi tietosuojavaltuutettu mainitsee erikseen, ettei hylättyjen nimiä tulisi laittaa esille.
  • Vaikka teknisesti käyttöoikeutesi antaisivatkin sinun katsoa esim. jonkin opiskelijan henkilötiedot, saat katsoa niitä vain silloin, kun työtehtäväsi sitä edellyttää. (Muistanette varmaan poliisilaitoksella tapahtuneet tietosuojarikokset, kun Mika Myllylän tietoja olivat lukeneet sellaisetkin henkilöt, joiden työtehtäviin se ei liittynyt, tästä seurasi sakkorangaistuksia urkkijoille.)
  • Älä anna muiden käyttää työkonettasi.
  • Sijoita näyttösi niin, että muut huoneessa olijat eivät näe näytöllesi, tarvittaessa pyydä näytöllesi suojakalvo, joka estää näkyvyyden sivustakatsojalta.
  • Älä jätä henkilötietoja sisältäviä papereita lojumaan pöydällesi tavalla, että muut huoneessa olijat voisivat lukea niistä tietoja.
  • Älä käsittele oamkilaisten henkilötietoja millä tahansa tietokoneella, vaan ensisijaisesti Oamkin sinulle tarjoamilla työkaluilla.
  • Älä tallenna henkilötietoja sisältäviä tietoja USB-tikuille yms. helposti hukattaville siirtomuisteille, ellet ainakin salaa tietoja ensin.
  • Jos käytät Oamkin sähköisiä palveluita puhelimellasi, hukkaamalla sen saatat aiheuttaa ikäviä tietosuoja- tai tietoturvaongelmia, etenkin, jos et ole toiminut tietoturvallisella tavalla. Jos olet esim. opettaja, ja olet tallentanut puhelimesi sovelluksiin käyttäjätunnuksesi ja salasanasi Oamkin palveluihin, saattaa puhelimen löytänyt henkilö päästä selaamaan sovelluksia sinun oikeuksillasi. Aseta siis puhelimeesi nopeasti voimaan astuva automaattinen lukitus ja hyvät puhelimen suojakoodi (esim. 123456 ei ole sellainen!) sekä SIM-kortin PIN-koodi. (Luethan it.oamk.fi:stä ohjeen sille varalle, että hukkaat puhelimesi!)
  • Huolehdi koneesi ja älylaitteidesi tietoturvasta!

Varmaan tuosta listasta jokin asia unohtuikin. (Kerro kommenteissa, mitä listasta mielestäsi puuttuu!) Omia toimintatapoja olisi hyvä tarkastella henkilötietojen suojaamisen näkökulmasta. Voisitko tehdä jonkin asian paremmalla tavalla? Tulevaisuudessa tulet saamaan tähän apua, sillä EU:n lähes vuosi sitten voimaan tullut yleinen tietosuoja-asetus edellyttää, että Oamkissakin on oltava tietosuojavastaava viimeistään 25.5.2018. Myös henkilötietojen käsittelyn on tuolloin täytettävä EU tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset. Oamkin johtohan on vastuussa tietosuojan toteutumisesta organisaatiotasolla ja jokainen työntekijä vastaa omasta toiminnastaan. Tietosuojavastaavan tehtävä on asiantuntijatehtävä, eli hän esimerkiksi neuvoo ja opastaa henkilöstöä ja rekisteröityjä, kouluttaa henkilöstöä henkilötietojen asianmukaisessa käsittelyssä, seuraa ja valvoo henkilötietojen käsittelyä, osallistuu henkilötietojen käsittelyä edellyttävien töiden prosessien suunnitteluun sekä raportoi johdolle tietosuojan tilaa.

EU:n tietosuoja-asetus

EU:n tietosuoja-asetus on tullut voimaan viime keväänä ja kahden vuoden siirtymäajan jälkeen eli 25.5.2018 mm. seuraavat asiat astuvat voimaan:

  1. Oamkilla on oltava tietosuojavastaava
  2. mahdollisista väärinkäytöksistä sakotetaan reilusti (jopa 2 % vuoden liikevaihdosta, mutta kuitenkin enintään 1 milj. e, eli Oamkilla enimmäissakko olisi tuo miljoona euroa, kun Oamkin liikevaihto on 56 miljoonaa),
  3. tietomurtotilanteet on ilmoitettava viranomaisille ja rekisteröidyllä on oikeus poistattaa itseään koskevat tiedot (tosin esim. muu lainsäädäntö edellyttää eräiden kansallisten palveluiden vaatimien tietojen säilyttämistä, eli opiskelija ei voi vaatia suoritustietojensa nollaamista, sen sijaan hän voi vaatia kaikkien poistettavissa olevien tietojen kuten yhteystietojensa poistamisen.) 

Ks. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016L0680&from=EN 

 

Anna-Liisa Mattila
Sovellussuunnittelija, Tietohallinto 

Satunnaisia kierrepalloja laadusta

Laatu on varsin hankala käsite määritellä, vaikka jokainen kuitenkin pystyy tunnistamaan laadun – laadun kokemus on usein varsin subjektiivisesti mitattava asia. Hyvänä esimerkkinä voi ottaa tuntemuksen, joka syntyy Mersun ovea suljettaessa – ja vertaa sitä vaikkapa Toyotan oveen. Syntyvä tömähdys on Mersussa aivan erilaisia asioita viestivä.

Mutta kuinka mitata koulutuksen laatua, varsinkin kun siitä pitäisi saada koulun toimintaa johtaville henkilöille jonkinlaista numeerista dataakin? Hyvän opettajan tunnilla viihtyy ja opetuksesta saa paljon irti – huonon opettajan tunnilla voit joutua opiskelemaan asiaa paljolti itse. Silti voit saada kummastakin tentistä yhtä hyvän numeron – jolloin numeroiden kautta katsottuna kumpikin opettaja on aivan yhtä hyvä. Kuitenkin keskimääräinen opiskelija haluaa tietysti olla hyvän opettajan tunnilla.

Hyvä tapa kysellä opiskelijoiden mielipiteitä on tietty opiskelijakysely – kun vain opiskelijat muistavat vastata siihen. Varsinkin kehuja hyvästä opetuksesta ja opettajista on saatu sen kautta runsaasti ja toivonkin että kyselyn tuloksista menee positiivinen palaute perille asti – sitä kun harvoin Suomessa muistetaan antaa. Junassa istuessa voi tuntua, että aina ne ovat myöhässä, vaikka 90 pinnaa junista on Suomessa ajallaan.

Monesti paras lopputulos saataisiin, kun ajattelisimme hieman enemmän lappilaisittain – ei asiat ole aina niin justiin. Toki joissain asioissa tarkkuus on tärkeää, mutta ihan kaikesta ei tarvitse välittää – virheitä sattuu. Ja kun virheet annetaan anteeksi, paranee itseluottamus – ja jatkossa homma toimii usein paljon paremmin.

Ihminen on jännä olento siinä mielessä, että asioista tykätään valittaa maailman tappiin asti. Silti aivomme tottelevat huonosti kielteisiä käskyjä – jos lapselle sanoo ”ei saa rämpätä valokatkaisijaa”, voi olla varma että valot vilkkuvat jatkossakin. Siksi kritiikkikin olisi monesti hyvä esittää rakentavan kautta, sillä aina löytyy parannettavaa, mutta on kivaa saada myös jonkinlaista hajua siitä, mitä voisi parantaa. Kannattaa joskus kokeilla sanoa palautteessaan ensin hyvä asia ja sen jälkeen kehityskohde – lopputulos voi olla yllättävä.

Muutokset parempaan eivät välttämättä tapahdu heti, huomenna tai viikon päästä, mutta muutamassa kuukaudessakin päästään eteenpäin. Muinainen ja kliseinen sananlaskukin sen toteaa: hiljaa hyvää tulee. Siksipä luulen myös, että laatutyöryhmän jengillä saamme asioita paranemaan pikku hiljaa ja kuin huomaamatta olemmekin mitä mainioimmassa ammattikorkeakoulussa!

Antti Kutvonen
Hallituksen varapuheenjohtaja
Oulun ammattikorkeakoulun opiskelijakunta OSAKO

Onnistumisen tekijät – mitä ne tarkoittavat sinulle?

Laatujärjestelmä-sanasta tulee mieleen ehkä strategia, mahdollisesti tunnusluvut ja arviointi, mutta hyvin helposti se koetaan joksikin kaukaiseksi, mikä ei kosketa.

”Helppohan niitä piirakoita on piirrellä”, todettiin minulla alkuvuodesta. ”Mutta mitä se laatujärjestelmä oikein tarkoittaa minulle?” Minusta esitetty kysymys oli oikein hyvä, ja se johdatti ajatukset suoraan seuraavaan vaiheeseen: asian miettimiseen oman työn kannalta, mikä on olennaisempaa kuin se, että osaa ulkoa jonkin kuvion.

Meillä laatujärjestelmä voidaan jakaa neljään lohkoon: suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin ja kehittämiseen. Nämä vaiheet voidaan sovittaa helposti arkeen ja nähdä jokaisessa suunnitelmallisessa työssä. Nämä asiat voidaan nähdä myös onnistumisen tekijöinä: jotkut asiat ohjaavat sinua, kun suunnittelet työtäsi ja suunnitelma auttaa sinua tekemään asiat järkevästi. Käytät työssäsi ehkä joitakin tietojärjestelmiä, jotka helpottavat ja nopeuttavat työtäsi ja ehkäpä sinulla on jokin ohje, jonka mukaan teet asioita.  Jossain vaiheessa työ on valmis. Arvioit, mitä sait aikaiseksi – ehkä saat palautetta ja kiitoksen joltakin työkaveriltasi tai vinkin, miten saat tehtyä jonkin vaiheen paremmin. Näin oletkin siirtynyt jo kehittämään. Merkitset ehkä muistiin, miten asia kannattaa tehdä toisella tapaa, jotta toistenkin työ helpottuu. Nyt mukaan on tullut jo dokumentointi.

Eihän tämä sen vaikeampaa olekaan. Laatujärjestelmä – onnistumisen tekijät – alkaa hahmottua näkyviin työtehtävissäsi. Välillä on hyvä myös hetkeksi pysähtyä miettimään, miten oma työ vaikuttaa muiden työhön ja linkittyy osaksi isompaa kokonaisuutta. Tämä onkin mielestäni tärkeä juttu: nähdä mikä on oma rooli kokonaisuudessa.  Onnistumisen tekijöitä jaetaan muuten konkreettisesti nyt kevään aikana, kun oamkilaiset kertovat, mitä ne ovat eri työtehtävissä. Seuraa Heimoa, voit vaikka yllättyä kuinka monenlaisia juttuja meillä tehdään ja kuinka systemaattista arkinen työ on.

Laatukiertueella aktivoitiin opiskelijoita vastaamaan opiskelijakyselyyn

Yhteistyössä opiskelijakunta OSAKOn kanssa toteutettu laatukiertue saavutti Teuvo Pakkalan kadun kampuksen torstaina 2.2.2017. Laatukiertueella kahviteltiin ja keskusteltiin parhaillaan käynnissä olleesta opiskelijakyselystä.

 Tämän vuotien opiskelijakysely varmasti miellytti opiskelijoita, sillä olihan se huomattavasti lyhempi aikaisempiin vuosiin verrattuna; kyselyyn vastaaminen vei aikaa vain noin 5 minuuttia. Opiskelijakyselyn kysymyspatteristo oli laadittu Oamkin arvojen yhteisöllisyys, työelämäkumppanuus, kehittymishalukkuus ja tuloksellisuus ympärille. Lisäksi opiskelijoita pyydettiin kuvailemaan asioita, jotka ovat erityisen onnistuneita opinnoissa sekä asioita, jotka eivät opinnoissa toimi tai ovat erityisen heikolla tasolla. Kyselyn viimein kysymyspatteristo-osio käsitteli opiskelutyytyväisyyttä, jossa opiskelijalla annettiin mahdollisuus kertoa mm. kuinka tyytyväinen on opintojen kansainvälisyyteen ja työelämälähtöisyyteen.

Liiketalouden tutkinto-ohjelman taloushallinnon suuntautumisvaihtoehdon opiskelija Jan-Erik Nylund otti laatukiertueen aikana härkää sarvista ja istuutui vastaamaan kyselyyn heti.  

Myös Lasse Lehto vastasi kyselyyn kahvin siemailun lomassa.
 

 
 
 Osakosta Teuvo Pakkalan kadun kampuksen laatukiertueella olivat mukana Ronja Kuorikoski ja Aatu Numminen.

Opiskelijakyselyyn vastaamalla voi vaikuttaa, joten toivottavasti kaikki opiskelijat ovat käyttäneet hyväksi tätä vaikuttamisen mahdollisuutta. Jos kuitenkaan et ole vielä vastannut, niin ei hätää! Opiskelijakysely on auki vielä tänään ja huomenna. 

Inkeri Hedemäki, liiketalouden laatukoordinaattori