Työskentelyä työpajassa

Heimon uudistaminen on päässyt hyvään vauhtiin! Uudistamisessa tärkeänä työkaluna on työpajatyöskentely. Näin saamme näppärästi mahdollisimman monelta työryhmäläiseltä hyviä kommentteja ja parannusehdotuksia.

Tästä blogikirjoituksesta näet työn tuloksia ensimmäisestä työpajasta, joka pidettiin 26.2. Kotkantien kampuksella.

Kehittämiskohteet oli jaettu teemoittain ja jokaisesta teemasta nostettu esille tärkeäksi katsottuja aiheita. Näitä aiheita työryhmäläiset saivat sitten tarroittaa. Isot Muumit ja Pöllöt ovat ykkösprioriteetin aiheita, pienemmät tarrat tarkoittavat vähemmän kriittisiä, mutta jossain vaiheessa korjattavia kohtia. Post-it-lapuissa kommentteja työryhmäläisiltä.

Pääsimme myös miettimään omasta mielestämme hyvää valikkorakennetta. Tässä yhden ryhmän ehdotus.

 

Työpajan jälkeen kaikki materiaalit on käyty läpi ja analysoitu. Jatkamme kehitystyötä niiden perusteella eteenpäin!
 

 

Miten Heimon uudistustyö etenee

Heimon uudistuksen aikataulutavoitteeksi on asetettu, että se on valmiina elokuussa 2017. Tarkoituksena on, että henkilöstö saa intran pilottivaiheen käyttöönsä jo keväällä 2017. Heimo ei siinä vaiheessa ole vielä ihan täysin valmiina, mutta tavoitteena on yhdessä kehittää se toimivaksi työkaluksi. 
 

 

Uudistustyössä on mukana henkilöitä organisaation eri puolilta. Käytännössä neljä eri ryhmää vievät uudistustyötä eteenpäin. Seuraavassa kuvassa ryhmien tehtävät ja kokoonpanot.

 

Tämän kevään aikana on tarkoitus työskennellä tiiviisti ja saada uuden Heimon konseptisuunnitelma valmiiksi. Toukokuun alussa meillä on tiedossa mitä nykyisiä ominaisuuksia kehitetään, uudet toiminnallisuudet, sisältörakenteen ratkaisut, päänavigaatiorakenne ja ulkoasu. Sen jälkeen käynnistyy tekninen toteutusvaihe. Samalla kehitetään jo nykyisen järjestelmän ominaisuuksia. Hakukoneen kehittäminen on jo käynnissä ja se etenee koko projektin ajan.



Yllä olevassa kuvassa on kevään osalta tarkennettu aikataulu ja eri ryhmien kokoontumisajat. Henkilöstö voi osallistua uudistustyöhön vastaamalla esimerkiksi kyselyihin. Tällä viikolla Heimossa on avoimena kysely Heimon uudistuskohteista. Käythän vastaamassa kyselyyn, mielipiteesi on tärkeä! Linkki kyselyyn
 

 

Heimoa kehitetään nykyisen järjestelmän pohjalta

”Eikä, miksi nykyistä järjestelmää kehitetään, kun olisi parempiakin saatavilla?” Näin minulle puuskahdettiin viime viikolla, kun oli kerrottu, että Heimoa kehitetään nykyisen järjestelmämme pohjalta. Voin tunnustaa, että olisin saattanut itsekin lausahtaa samalla tavalla ellen olisi ollut tässä työssä mukana.  No, kerronpas miksi näin edetään. 

Selvitimme lähes kaikkien varteenotettavien Suomessa käytössä olevien intrajärjestelmien hyviä ja huonoja puolia. Kuvissa järjestelmien vertailuja:




 

Käytännössä varteenotettavimmat vaihtoehdot ovat Liferay, Office365 ja SharePoint 2013. Mikään näistä järjestelmistä ei kuitenkaan tue monikielisyyttä. Olemme sopineet, että Oivaa ja Heimoa kehitetään samalla alustalla, koska meillä ei ole resursseja ylläpitää kahta, eri järjestelmällä olevaa intraa. Heimon järjestelmää valitessa täytyi ottaa siis huomioon myös 8 500 opiskelijaamme. Meillä on paljon vieraskielisiä opiskelijoita, joten monikielisyysvaatimus järjestelmälle oli ehdoton.

 

Myöskin kustannukset otettiin huomioon. Liferayn ja Office365:n käyttöönottokustannusten lähtöhinnat olivat 100 000–150 000 euroa, johon lisäksi tulevat vielä oman työn kustannukset.

 

SharePointissa on hyvät dokumenttienhallinta- ja työryhmätyökalut valmiina. Sisältöä ei kuitenkaan voi integroida Hetaan. Vaikka kehitämme Heimoa nykyisellä järjestelmällä, voimme silti hyödyntää nyt jo käytössä olevan SharePointin hyviä ominaisuuksia, esimerkiksi työryhmien työkaluna oman järjestelmämme rinnalla.

 

Vertailimme kaupallisten järjestelmien ominaisuuksia Heimon vastaaviin. Vaikka Heimossa on paljon kehitettävää ja hakutoiminto on puutteellinen, selvitystemme mukaan siitä löytyy myös hyviä ominaisuuksia. Niitä listattuna seuraavassa kuvassa:

Näillä perusteilla päädyimme nykyisen järjestelmän kehittämiseen. Seuraavissa kirjoituksissa avaan vielä tarkemmin Heimon hyviä ominaisuuksia sekä niitä, jotka vaativat kehittämistä.

Heimon uudistustyö käyntiin

 

Oamkissa on vihdoin päätetty käynnistää Heimon uudistaminen. Oivan uudistaminen on ollut jo pidempään käynnissä. Tämän blogin avulla haluan pitää uudistustyöstä kiinnostuneita ajan tasalla työn vaiheista. Toivon myös, että se on myös yksi kanava henkilöstölle kertoa mielipiteensä uudistuksesta sekä esittää toiveita Heimoon liittyen. Uudistuksen aikana henkilöstö voi vaikuttaa toki muillakin tavoilla, mutta blogi on aina auki ja sinne voi julkaista mielipiteensä saman tien.

Projektin vetäjänä toimin minä eli Virpi Ilmakangas. Työskentelen Viestintäpalveluissa viestintäsuunnittelijana. Päätehtäväni on työyhteisöviestintä, jossa yksi tärkeimmistä välineistä on intra. Minulle saa soittaa, laittaa viestiä tai vetää hihasta, jos mieleesi juolahtaa Heimoon liittyvää asiaa.

Blogiin kirjoittaa myös copywriterimme Anne Peltola. Hän osallistuu uudistustyöhön sisällöntuotannon asiantuntijana.

 

Katsotaan jos myöhemmin saisimme myös muita tähän työhön osallistuvia jakamaan näkemyksiään Heimon uudistamisen vaiheista.

 

Oamkin sisäisessä auditoinnissa viestinnän tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi nousi intran kehittäminen, joten tärkeällä asialla ollaan! Intra koskettaa meitä kaikkia oamkilaisia, siksi haluan pitää teidät ajan tasalla ja kuulla mielipiteenne.

 

Heimon herätysterveisin

Virpi